JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Anugerah bhavati

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi pekerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1.Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat menggunakan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.

Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang di perlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikaasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

2.Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis,email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail ang dikeluarkan oleh Yahoo.

Silahkan baca Kekurangan dan Kelebihan Email

3. Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepondan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telephone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4. Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.

5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasiitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:

·         Biaya peralatan yang di perlukan untuk konfrensi audio tergolong standar

·         Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

·         Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konfrensi Video

Konfrensi video adalah penggunnaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah skype.

7. Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Faxsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat di transmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai chanel-nya dan pengoperasikan peralatan fax tidak sulit.

Baca juga Cara Menggunakan Faxsimile

8. Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide prensentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.

9. Pencitraan (Imaging) 

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika di perlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan scanner .

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah dalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

10. Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel  yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.

                                                                                                            sumber : rhino@blogspot.com