Jenis-Jenis
Aplikasi Otomatisasi Kantor
Anugerah bhavati
Penggunaan komputer sudah
sangat memudahkan bagi pekerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi
komputerisasi dalam perkantoran hal ini menyebabkan pekerjaan kantor menjadi
lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan
kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer
tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat
digunakan.
1.Aplikasi
Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata Word
Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis
dapat menggunakan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat
dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen tersebut.
Word processing
memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk
membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan
alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang di
perlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik, dicetak maupun dikirim
menggunakan email.
Jenis aplikasi pengolah kata
yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan
aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikaasi pengolah kata yang dapat digunakan
secara gratis adalah Libre.
2.Surat
Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang
sering dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan
menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang
sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan
secara gratis,email tersebut berekstensi @gmail
dikeluarkan oleh Google, dan @ymail ang
dikeluarkan oleh Yahoo.
Silahkan
baca Kekurangan dan Kelebihan Email
3. Voice Mail
Hampir
sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam
telephone. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telepondan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telephone
untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail
memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender
elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus
diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan sebagai media komunikasi.
Cara
kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris
dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender
itu dengan menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
Konfrensi
audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konfrensi. Telepon konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih
digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasiitas
komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio
adalah sebagai berikut:
·
Biaya peralatan yang di perlukan untuk
konfrensi audio tergolong standar
·
Orang-orang merasa nyaman berbicara di
telepon
·
Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu
singkat
6.
Konfrensi Video
Konfrensi video adalah
penggunnaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan
video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer
dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video
menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah skype.
7.
Faxsimile
Fax merupakan singkatan dari
Faxsimile transmision, merupakan
penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran
komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan
mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.
Semua yang difotokopi dapat
di transmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan.
Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai chanel-nya dan pengoperasikan peralatan
fax tidak sulit.
Baca juga Cara Menggunakan Faxsimile
8.
Slide Presentase
Slide presentase adalah
penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa
gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide.
Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms.
Power Point. Slide prensentase ini sangat efektif sekali
untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.
9.
Pencitraan (Imaging)
Beberapa perusahaan memiliki
volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika di perlukan. Untuk
mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat
digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital
(file) dengan menggunakan scanner .
Dengan menggunakan scanner
maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat
diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan
dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut
kemudian memindai men-scan nya
lalu merubah dalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen
tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.
10.
Aplikasi Pengolah Angka
Aplikasi pengolah angka
merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata
pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam
membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan
kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi pengolah angka yang
paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua
aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis
dapat pula menggunakan aplikasi Libre.
sumber : rhino@blogspot.com
